Op deze pagina vindt u alle informatie voor het organiseren van een evenement in onze gemeente. Doorloop onderstaande fases en bekijk de belangrijkste bijbehorende documenten. Loopt u vast? Stuur een e-mail naar evenementen@loonopzand.nl, maak een afspraak of bel!
Bekijk voordat u start met de organisatie van uw evenement de evenementenkalender. Daarop kunt u zien of er al een evenement plaatsvindt op de door u gekozen datum. Geeft dit concurrentie of zijn er kansen voor samenwerking?
De gemeente helpt u graag bij de aanvraag. We bespreken graag samen het evenement in een intakegesprek.
Na het intakegesprek kunt u de vergunningsaanvraag indienen. Een goede voorbereiding voor de vergunningsaanvraag helpt daarbij. Open het Evenementenbeleid en de Evenementeninstructie. Vragen? Hiervoor kunt u evenementen@loonopzand.nl benaderen.
Afhankelijk van het soort evenement bevat de aanvraag de volgende onderdelen:
Pas wanneer alle documenten voor uw aanvraag compleet zijn gaat de aanvraag door naar de volgende fase: de beoordeling.
De gemeente beoordeelt uw aanvraag op:
Afhankelijk van het evenement kan de gemeente advies opvragen bij verschillende partijen zoals brandweer en politie.
Bij een akkoord ontvangt u een brief met de vergunning, bij de vergunning kunnen bepaalde voorschriften of beperkingen gegeven worden voor het evenement. Neem deze goed door.
Ook kunnen er aan de verschillende vergunningen en ontheffingen kosten verbonden zijn. Deze kosten vindt u in de legesverordening 2023.
Onder het evenement vallen niet alleen de showdagen van het evenement, maar ook de op- en afbouw. In deze periode is de organisator verantwoordelijk voor het evenemententerrein. De organisator levert het evenemententerrein en de direct aangrenzende wegen rondom het terrein in oorspronkelijke staat op.
Tijdens het evenement kan controle plaatsvinden door de toezichthouders. De organisator is verantwoordelijk voor de communicatie met de omgeving. Bij problemen tijdens het evenement kan de organisator de gemeente benaderen.
Bij evenementen die in de categorie B en C vallen wordt er altijd een evaluatie gepland met de veiligheidspartners. Categorie A wordt benaderd voor een evaluatie indien noodzakelijk. In de evaluatie wordt besproken hoe de veiligheid, het tegengaan van overlast en de duurzaamheid van het evenement in de toekomst verbeterd kan worden.
De fases van een evenement is een doorlopend proces. De fases worden telkens herhaald, ieder evenement begint weer bij Fase 1.
Kunt u wat extra geld gebruiken voor uw evenement? Misschien komt uw evenement in aanmerking voor een subsidie. De gemeente heeft hiervoor het evenementenstimuleringsfonds. Met dit fonds stimuleren we de organisatie van evenementen en nieuwe initiatieven. Open de pagina van het evenementenstimuleringsfonds.
Bij een evenement en de organisatie daarvan zijn vaak vrijwilligers betrokken. Via Loonopzandvoorelkaar kunt u vrijwilligers zoeken en werven. Hier vindt u ook allerlei ondersteunende informatie over de inzet van vrijwilligers. Meer informatie vindt u op de pagina vrijwilligerswerk.