housearrow-whitecheck-roundarrow-redarrow-yellowfilepluscircle-clock circle-phonesearchLayer 1

Stappenplan organiseren evenement

Bekijk voordat u start met de organisatie van uw evenement de evenementenkalender. Daarop kunt u zien of er al een evenement plaatsvindt op de door u gekozen datum. Geeft dit concurrentie of zijn er kansen voor samenwerking? De evenementenkalender is onder voorbehoud. Open de evenementenkalender (.PDF).

Let op :

  • Dien de aanvraag voor een evenementenvergunning uiterlijk 8 weken voor de datum waarop het evenement plaatsvindt in
  • Zorg ervoor dat het u het online formulier volledig invult, inclusief alle bijlagen (inloggen met DigiD)
  • Uw aanvraag is pas volledig wanneer alle documenten volledig ingevuld bij de gemeente zijn

De gemeente helpt u graag bij uw aanvraag. Wij bespreken uw evenement graag in een intakegesprek. 

Voorbereiding

Lees voor het intakegesprek het Evenementenbeleid en de bijhorende Evenementeninstructie goed door. Open het Evenementenbeleid en open de Evenementeninstructie

    Na het intakegesprek kunt u uw vergunningsaanvraag indienen. Een goede voorbereiding helpt daarbij.

    Voorbereiding

        Maak de volgende documenten op:

        1. Een tekening met een schaal van 1:500 van de omgeving van het terrein en de bereikbaarheid van het terrein met een Noordpijl (lees de brandveiligheidsregels)
        2. Een plattegrondtekening van de tent(en) met een schaal van 1:500 en een tent(en)boek met constructiegegevens (als de tent groter is dan 50m2). Zie Format Tekeningvereisten Evenementen voor de vereisten bij een evenementaanvraag.  Staat uw plattegrond er niet tussen? Vraag deze op via evenementen@loonopzand.nl 
          - plattegrond centrum Kaatsheuvel 
          plattegrond Anton Pieckplein/ Kaatsheuvel  
          plattegrond Kasteelweide/ Loon op Zand
        3. Draaiboek met daarin de activiteiten die tijdens het evenement plaatsvinden
        4. Een programma van het evenement
        5. Veiligheidsplan (open het voorbeeld veiligheidsplan)
        6. Verkeersplan (wanneer deze niet in het veiligheidsplan is opgenomen, open het voorbeeld verkeersplan)
        7. Brief/goedkeuring van de eigenaar als het evenement plaatsvindt op particuliere grond
        8. Informatiebrief omwonenden (indien van toepassing)
        9. Akoestisch onderzoek (bij een muziekevenement die voor het eerst op een nieuwe locatie plaatsvindt)
        10. Ingevulde aanvraag ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet in. (indien u alcohol schenkt) Open het aanvraagformulier.
        11.  

        Houd de volgende informatie bij de hand bij de aanvraag 

        1. Het aantal verkeersbegeleiders
        2. Welke straten er afgesloten moeten worden, en ter hoogte van welke straat
        3. Of de straten een onderdeel zijn van een busroute
        4. Aantal benodigde (chemische) dames, heren en mindervalide toiletten
        5. Aantal benodigde dranghekken 
        6. Aantal benodigde afvalcontainers
        7. Namen van artiesten en bands die komen optreden

        Handige documenten

        1. Legesverordening
        2. Tarievenverordening
        3. Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
        4. Hygiƫnewijzer
        • Houd alle documenten en informatie bij de hand voordat u start met uw aanvraag
        • Gebruik bij de aanvraag de handleiding aanvraagformulier evenementenvergunning. Open de handleiding.
        • Start uw aanvraag. Open het online formulier (inloggen met DigiD)
        • Rond u de aanvraag later af? Sla hem dan op, dan kunt u verder gaan waar u gebleven bent.

        Uw aanvraag beoordelen wij aan de hand van de Evenementeninstructie.

        De gemeente beoordeelt uw aanvraag op:

        • De openbare orde, mogelijk (geluids)overlast, afval, het aantal bezoekers, openingstijden, alcoholgebruik
        • De verkeersveiligheid van personen of goederen
        • De zedelijkheid of gezondheid
        • Het milieu

        De grondslag van de Evenementeninstructie staat in artikel 2:24 en 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Loon op Zand 2012. Open de verordening.

        De kosten voor een evenement zijn terug te lezen in de legesverordening. Open de legesverordening. Voor iedere ontheffing bij uw evenementenvergunning brengen wij apart kosten in rekening. Maakt u gebruik van de materialen van de gemeente? De tarieven hiervan staan in de tarievenverordening. Open de tarievenverordening.

        Kunt u wat extra geld gebruiken voor uw evenement? Misschien komt uw evenement in aanmerking voor een subsidie. De gemeente heeft hiervoor het evenementenstimuleringsfonds.  Met dit fonds wil de gemeente de organisatie van evenementen en nieuwe initiatieven stimuleren.  Open de pagina van het evenementenstimuleringsfonds

        Contactgegevens

        Neem voor vragen over uw vergunningsaanvraag contact op met de evenementencoƶrdinator via e-mailadres: evenementen@loonopzand.nl  of bel 0416-289111.

        mill-tailormade association-rosy